Rechtliches

Vertragsdokumente zu den Daten

Mit jedem Kunden schließen wir einen Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dieser Vertrag ist Teil der Vertragsunterlagen, zusammen mit dem Bestellformular, dem Lizenzvertrag und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Er regelt die Daten, die Sie ins Programm mitbringen oder die bei Ihrer Arbeit entstehen: Ihre Kunden, den Schriftverkehr, Notizen, Angebote und Deals. Wer bei der Unternehmensdatenbank, die wir vorbereiten, wofür verantwortlich ist, legt eine eigene Anlage dieses Vertrags fest.

Der Vertrag hat vier Anlagen:

Alle Dokumente erhalten Sie vor der Unterschrift. Wir senden sie Ihnen auch auf Anfrage.

Unterauftragsverarbeiter

Unterauftragsverarbeiter sind Unternehmen, die für uns Daten von Kunden verarbeiten. Nach dem Vertrag setzen wir sie ein für:

Hosting

Server, Datenbanken und Datensicherungen. Der Hosting-Anbieter speichert alle Daten Ihrer Installation.

Postfach

Ein Postfach, das wir für Sie auf einer Subdomain Ihrer Domain einrichten und betreiben, wenn Sie im Bestellformular eine solche neue Adresse wählen. Aus ihm werden Ihre Anschreiben versendet. Der Anbieter erhält den Schriftverkehr sowie die Namen und E-Mail-Adressen der Absender und Empfänger.

Prüfung von E-Mail-Adressen

Der Anbieter prüft vor dem Versand eines Anschreibens, ob die E-Mail-Adresse des Empfängers existiert. Er erhält nur die E-Mail-Adresse, sonst nichts.

Automatische Textverarbeitung

Lesen und Sortieren der Antworten, Entwürfe von Anschreiben und Antworten, Übersetzungen. Die Anbieter erhalten die Texte, die sie verarbeiten; eine eingegangene Antwort erhalten sie ohne das zitierte Anschreiben und ohne Signatur, mit verdeckten E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Als Beispiel erhalten sie auch die Namen Ihrer bestehenden Kunden. Wir verlangen, dass sie die Texte nicht speichern und nicht zum Training verwenden.

Die Liste mit Namen, Sitzen und Orten der Verarbeitung ist eine Anlage des Vertrags über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Wir senden sie zusammen mit dem Vertragsentwurf und auf Anfrage.

Über einen neuen Unterauftragsverarbeiter oder einen Wechsel informieren wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus schriftlich. Sie können aus Gründen widersprechen, die mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängen.

Die Quellen, aus denen wir die Unternehmensdatenbank vorbereiten, sind keine Unterauftragsverarbeiter. Ebenfalls kein Unterauftragsverarbeiter ist der Anbieter Ihres bestehenden Postfachs oder eines neuen Postfachs bei Ihrem E-Mail-Anbieter, wenn Sie im Bestellformular eines von beiden gewählt haben.

Wo die Daten liegen

Jeder Kunde hat seine eigene Datenbank, die wir hosten. Bei Ihnen muss nichts installiert werden.

Nach dem Vertrag sind die Datenbank, die Dateien der Angebote, die Datensicherungen und der Inhalt des Postfachs, das wir für Sie betreiben, im Europäischen Wirtschaftsraum gespeichert. Der Ort steht in der Anlage zum Verarbeitungsvertrag.

Die Texte für die automatische Verarbeitung werden auch an Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt. Diese Anbieter und die Grundlage für die Übermittlung nennt der Verarbeitungsvertrag.

Über einen Wechsel des Hosting-Anbieters oder des Speicherorts informieren wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus schriftlich.

Speicherung

Fristen und Regeln, die nach dem Vertrag für die Installation eines Kunden gelten.

Ihre Daten

Kunden, Schriftverkehr, Notizen, Angebote und Deals speichern wir, solange der Vertrag gilt. Bei Vertragsende übergeben wir Ihnen kostenlos einen Export im Format CSV und einen Export des Inhalts des Postfachs, das wir für Sie betreiben. Danach löschen wir die Daten zusammen mit den Datensicherungen und das Postfach innerhalb der im Vertrag festgelegten Frist und bestätigen Ihnen die Löschung schriftlich.

Unternehmensdatenbank

Sie ist im Export nicht enthalten. Bei Vertragsende löschen wir sie aus Ihrer Installation.

Personenbezogene Daten in der Unternehmensdatenbank

Daten über Einzelunternehmer und Ansprechpartner speichern wir höchstens drei Jahre ab der Erhebung oder ab dem letzten Kontakt, unabhängig davon, wer wem geschrieben hat. Maßgeblich ist der spätere der beiden Zeitpunkte. Die Löschung läuft automatisch, einmal im Monat.

Widersprüche

Eine Adresse, deren Inhaber widersprochen hat, bleibt auch nach der Aktualisierung der Liste und einem erneuten Import gesperrt.

Datensicherungen

Wir bewahren die letzten 14 täglichen, 8 wöchentlichen und 12 monatlichen Kopien auf. Ein Eintrag, der aus der Datenbank gelöscht wird, kann deshalb bis zu zwölf Monate in den Kopien bleiben. Die Kopien eines Kunden, der ausscheidet, löschen wir in einem eigenen Schritt und warten nicht, bis sie ablaufen.

Anbieterwechsel und Export der Daten

Wie Sie nach dem Vertrag zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Systeme wechseln und was Sie dabei erhalten. Das alles ist kostenlos.

Kündigung

Das Abonnement können Sie jederzeit kündigen, mit einer schriftlichen Kündigungsfrist von zwei Monaten. Den Export Ihrer Daten können Sie schon mit der Kündigung verlangen.

Export

Den Export erhalten Sie innerhalb von 10 Werktagen nach der Anforderung, am Tag der Beendigung zusätzlich einen abschließenden Export der Änderungen. Bis zum Tag der Beendigung können Sie ihn jederzeit selbst in den Einstellungen des Programms herunterladen, kostenlos und ohne Begrenzung der Zahl der Exporte; das kann auch ein Anbieter tun, den Sie dazu ermächtigen.

Formate

Dateien im Format CSV (UTF-8, mit Kopfzeile, durch Komma getrennt, Datumsangaben im Format ISO 8601) und die Datei settings.json, zusammen in einem ZIP-Archiv mit der Beschreibung jeder Spalte. Dateien: Unternehmen, gekaufte Produkte, Ansprechpartner, Nachrichten, Aktivitäten, Deals, Angebote und ihre Positionen, Produkte und Produktlinien, Referenzkunden, Widersprüche und gesperrte Adressen, Benutzer sowie das Protokoll der Einstellungen. Den Inhalt des Postfachs, das wir für Sie betreiben, erhalten Sie im Format mbox oder EML. Die Beschreibung der Spalten senden wir Ihnen auch auf Anfrage.

Übergangszeit

Wenn Sie Zeit für die Übertragung verlangen, läuft der Dienst noch bis zu 30 Tage nach Ablauf der Kündigungsfrist weiter. Wenn sich die Übertragung aus technischen Gründen in dieser Zeit nicht abschließen lässt, informieren wir Sie innerhalb von 14 Werktagen und legen einen längeren Zeitraum fest, höchstens 7 Monate. In dieser Zeit helfen wir Ihnen bei der Übertragung, der Dienst läuft mit gleichem Sicherheitsniveau weiter, und Sie zahlen für diese Zeit die Wartung beziehungsweise das Abonnement.

Nach der Beendigung

Die Daten speichern wir nach dem abschließenden Export noch mindestens 30 Tage und übergeben sie Ihnen auf Anfrage erneut. Danach löschen wir sie mit den Datensicherungen innerhalb der im Vertrag festgelegten Frist und bestätigen Ihnen die Löschung schriftlich.

Kosten

Für den Export, die Hilfe bei der Übertragung und die Übertragung der Daten berechnen wir nichts. Arbeit, die Sie gesondert bestellen und die über diese Pflichten hinausgeht, erledigen wir zu einem vorher vereinbarten Preis.

Diese Anforderungen ergeben sich aus der europäischen Datenverordnung (Verordnung (EU) 2023/2854, Kapitel VI) und sind im Vertrag festgehalten. Wo die Infrastruktur steht, sagt der Abschnitt Wo die Daten liegen.

Sicherheit in Kürze

Das ist eine kurze Beschreibung der Maßnahmen, die nach dem Vertrag für die Installation eines Kunden gelten, keine Bescheinigung. Die vollständige Liste der Maßnahmen ist eine Anlage zum Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Trennung

Jeder Kunde hat seine eigene Datenbank und eigene Zugangsdaten dafür. Die Kunden teilen sich denselben Server.

Zugriff

Benutzer haben Rollen, und die Berechtigungen prüft der Server bei jeder Handlung. Passwörter speichern wir nur als Hashwert.

Übertragung

Zum Programm gelangen Sie nur über eine verschlüsselte Verbindung. Auch die Verbindung zum Postfach ist immer verschlüsselt.

Datensicherungen

Jede Nacht wird von jeder Datenbank eine eigene verschlüsselte Kopie erstellt. Die Kopie wird in einem anderen Land gespeichert als der Server. Die Wiederherstellung prüfen wir mindestens einmal im Quartal. Bei einer Wiederherstellung kann höchstens ein Tag Arbeit verloren gehen.

Versand

Das Erstanschreiben wird versendet, wenn es ein Mensch bei Ihnen freigibt, es sei denn, Sie schalten bei sich den automatischen Versand der Erstanschreiben ein. Erinnerungen und Rabattangebote werden nur dann automatisch versendet, wenn Sie das einschalten. Ihren bestehenden Kunden schreibt das Programm nicht wie neuen Unternehmen. Wenn das Programm die Antworten nicht lesen kann, hält es den Versand von Anschreiben an. Ohne Tracking-Pixel und umgeleitete Links.

Automatische Textverarbeitung

Das Programm liest die Texte nur und bereitet daraus Vorschläge vor. Über Versand, Deal und Antwort entscheidet ein Mensch bei Ihnen oder eine vorher festgelegte Regel des Programms.

Unser Zugriff

Ein Administratorkonto haben nur wir. Auf Ihre Daten greifen wir nur für die Zwecke zu, die der Vertrag festlegt, und wir verwenden sie weder für unseren eigenen Verkauf noch für andere Kunden. Jede Person, die Zugriff auf Ihre Daten erhält, verpflichtet sich vorher schriftlich zur Vertraulichkeit.

Verletzung

Wenn es zu einer Verletzung des Schutzes Ihrer Daten kommt, informieren wir Sie spätestens 48 Stunden, nachdem wir davon erfahren haben.