Mentions légales

Documents contractuels relatifs aux données

Avec chaque client, nous concluons un contrat de traitement des données personnelles. Ce contrat fait partie de la documentation contractuelle, avec le bon de commande, le contrat de licence et les conditions générales.

Il régit les données que vous apportez dans le programme ou qui résultent de votre travail : vos clients, la correspondance, les notes, les devis et les affaires. Qui est responsable de quoi pour la base d'entreprises que nous préparons est fixé par une annexe distincte de ce contrat.

Le contrat comporte quatre annexes :

Vous recevez tous les documents avant la signature. Nous les envoyons aussi sur demande.

Sous-traitants ultérieurs

Les sous-traitants ultérieurs sont les entreprises qui traitent pour nous les données des clients. Selon le contrat, nous y avons recours pour :

Hébergement

Serveurs, bases de données et sauvegardes. Le prestataire d'hébergement conserve toutes les données de votre installation.

Boîte mail

La boîte que nous ouvrons et gérons pour vous sur un sous-domaine de votre domaine, si vous choisissez une telle nouvelle adresse sur le bon de commande. C'est de là que partent vos messages. Le prestataire reçoit la correspondance ainsi que les noms et adresses e-mail des expéditeurs et des destinataires.

Vérification des adresses e-mail

Avant l'envoi d'un message, le prestataire vérifie que l'adresse e-mail du destinataire existe. Il ne reçoit que l'adresse e-mail, rien d'autre.

Traitement automatique de textes

Lecture et tri des réponses, brouillons de messages et de réponses, traductions. Les prestataires reçoivent les textes qu'ils traitent ; une réponse reçue leur est transmise sans le message cité et sans la signature, avec les adresses e-mail et les numéros de téléphone masqués. À titre d'exemple, ils reçoivent aussi les noms de vos clients existants. Nous exigeons qu'ils ne conservent pas les textes et ne les utilisent pas pour l'entraînement.

La liste nominative, avec les sièges et les lieux de traitement, est une annexe du contrat de traitement des données personnelles. Nous l'envoyons avec le projet de contrat et sur demande.

Nous vous informons par écrit d'un nouveau sous-traitant ultérieur ou d'un changement au moins 30 jours à l'avance. Vous pouvez vous y opposer pour des motifs liés à la protection des données personnelles.

Les sources à partir desquelles nous préparons la base d'entreprises ne sont pas des sous-traitants ultérieurs. Ne l'est pas non plus le prestataire de votre boîte mail existante ou de la nouvelle boîte chez votre fournisseur de messagerie, si vous avez choisi l'une d'elles sur le bon de commande.

Où se trouvent les données

Chaque client a sa propre base, que nous hébergeons. Vous n'avez rien à installer chez vous.

Selon le contrat, la base, les fichiers des devis, les sauvegardes et le contenu de la boîte mail que nous gérons pour vous sont stockés dans l'Espace économique européen. Le lieu est indiqué dans l'annexe du contrat de traitement.

Les textes destinés au traitement automatique sont aussi transmis à des prestataires situés hors de l'Espace économique européen. Ces prestataires et la base du transfert sont indiqués dans le contrat de traitement.

Nous vous informons par écrit d'un changement de prestataire d'hébergement ou de lieu de stockage au moins 30 jours à l'avance.

Conservation

Les délais et règles qui, selon le contrat, s'appliquent à l'installation du client.

Vos données

Nous conservons les clients, la correspondance, les notes, les devis et les affaires tant que le contrat est en vigueur. À la fin du contrat, nous vous remettons gratuitement un export au format CSV et un export du contenu de la boîte mail que nous gérons pour vous. Nous supprimons ensuite les données, avec les sauvegardes, ainsi que la boîte mail, dans le délai fixé par le contrat, et nous vous confirmons la suppression par écrit.

Base d'entreprises

Elle n'est pas incluse dans l'export. À la fin du contrat, nous la supprimons de votre installation.

Données personnelles dans la base d'entreprises

Nous conservons les données des entrepreneurs individuels et des interlocuteurs au plus trois ans à compter de leur obtention ou du dernier contact, quel que soit celui qui a écrit à l'autre. C'est la plus tardive des deux dates qui compte. La suppression se fait automatiquement, une fois par mois.

Oppositions

Une adresse dont le titulaire s'est opposé reste bloquée, y compris après l'actualisation de la liste et une nouvelle importation.

Sauvegardes

Nous conservons les 14 dernières copies quotidiennes, 8 hebdomadaires et 12 mensuelles. Un enregistrement supprimé de la base peut donc rester dans les copies jusqu'à douze mois. Nous supprimons les copies d'un client qui nous quitte par une opération distincte, sans attendre leur expiration.

Changement de prestataire et export des données

Comment, selon le contrat, vous passez chez un autre prestataire ou sur votre propre équipement, et ce que vous obtenez. Tout cela est gratuit.

Résiliation

Vous pouvez résilier l'abonnement à tout moment, avec un préavis écrit de deux mois. Vous pouvez demander l'export de vos données dès la résiliation.

Export

Vous recevez l'export dans les 10 jours ouvrés suivant la demande et, le jour de la fin du contrat, encore un export final des modifications. Jusqu'à ce jour, vous pouvez à tout moment le télécharger vous-même depuis les paramètres du programme, gratuitement et sans limite du nombre d'exports ; le prestataire que vous autorisez peut en faire autant.

Formats

Des fichiers CSV (UTF-8, avec une ligne d'en-tête, séparés par des virgules, dates au format ISO 8601) et un fichier settings.json, réunis dans une archive ZIP avec la description de chaque colonne. Fichiers : entreprises, produits achetés, interlocuteurs, messages, activités, affaires, devis et leurs lignes, produits et gammes de vente, clients de référence, oppositions et adresses bloquées, utilisateurs et journal des paramètres. Le contenu de la boîte mail que nous gérons pour vous vous est remis au format mbox ou EML. Nous vous envoyons aussi la description des colonnes sur demande.

Période de transition

Si vous demandez du temps pour le transfert, le service continue jusqu'à 30 jours après la fin du préavis. Si, pour des raisons techniques, le transfert ne peut pas être achevé dans ce délai, nous vous en informons sous 14 jours ouvrés et fixons une période plus longue, au maximum 7 mois. Pendant ce temps, nous vous aidons pour le transfert, le service continue avec le même niveau de sécurité, et vous payez pour cette période la maintenance ou l'abonnement.

Après la fin du contrat

Nous conservons encore les données au moins 30 jours après l'export final et nous vous les remettons de nouveau sur demande. Nous les supprimons ensuite, avec les sauvegardes, dans le délai prévu par le contrat, et nous vous confirmons la suppression par écrit.

Frais

Pour l'export, l'aide au transfert et le transfert des données, nous ne facturons rien. Le travail que vous commandez en plus et qui dépasse ces obligations est effectué à un prix convenu à l'avance.

Ces exigences découlent du règlement européen sur les données (règlement (UE) 2023/2854, chapitre VI) et sont inscrites dans le contrat. L'emplacement de l'infrastructure est indiqué dans la section Où se trouvent les données.

La sécurité en bref

Voici une courte description des mesures qui, selon le contrat, s'appliquent à l'installation du client, et non une attestation. La liste complète des mesures est une annexe du contrat de traitement des données personnelles.

Séparation

Chaque client a sa propre base et ses propres identifiants de connexion pour celle-ci. Les clients partagent le même serveur.

Accès

Les utilisateurs ont des rôles, et le serveur vérifie les droits à chaque action. Nous ne conservons les mots de passe que sous forme de valeur de hachage.

Transmission

Vous n'accédez au programme que par une connexion chiffrée. La connexion à la boîte mail est elle aussi toujours chiffrée.

Sauvegardes

Chaque nuit, une copie chiffrée de chaque base est créée séparément. La copie est stockée dans un autre pays que celui du serveur. Nous testons la restauration au moins une fois par trimestre. Lors d'une restauration, on peut perdre au plus une journée de travail.

Envoi

Le premier message part lorsqu'une personne chez vous l'approuve, sauf si vous activez chez vous l'envoi automatique des premiers messages. Les relances et les offres de remise ne partent automatiquement que si vous l'activez. Le programme n'écrit pas à vos clients existants comme à de nouvelles entreprises. Lorsque le programme ne peut pas lire les réponses, il suspend l'envoi des messages. Sans pixels de suivi ni liens redirigés.

Traitement automatique de textes

Le programme ne fait que lire les textes et en préparer des propositions. L'envoi, l'affaire et la réponse sont décidés par une personne chez vous ou par une règle du programme fixée à l'avance.

Notre accès

Nous sommes les seuls à disposer d'un compte d'administration. Nous n'accédons à vos données que pour les finalités fixées par le contrat et ne les utilisons ni pour nos propres ventes ni pour d'autres clients. Toute personne qui obtient l'accès à vos données s'engage auparavant par écrit à la confidentialité.

Violation

En cas de violation de la protection de vos données, nous vous en informons au plus tard dans les 48 heures après en avoir eu connaissance.