Juridik

Avtalsdokument om uppgifter

Med varje kund ingår vi ett personuppgiftsbiträdesavtal. Det avtalet ingår i avtalsdokumentationen, tillsammans med beställningsformuläret, licensavtalet och de allmänna villkoren.

Det reglerar de uppgifter som du för in i programmet eller som uppstår i ditt arbete: dina kunder, korrespondens, anteckningar, offerter och affärer. Vem som ansvarar för vad när det gäller företagsdatabasen som vi förbereder bestäms i en särskild bilaga till avtalet.

Avtalet har fyra bilagor:

Du får alla dokument före undertecknandet. Vi skickar dem också på begäran.

Underbiträden

Underbiträden är företag som behandlar kunders uppgifter åt oss. Enligt avtalet använder vi dem för:

Hosting

Servrar, databaser och säkerhetskopior. Hostingleverantören lagrar alla uppgifter i din installation.

E-postlåda

En e-postlåda som vi öppnar och sköter åt dig på en underdomän till din domän, om du väljer en sådan ny adress i beställningsformuläret. Dina brev skickas från den. Leverantören tar emot korrespondensen samt avsändarnas och mottagarnas namn och e-postadresser.

Kontroll av e-postadresser

Innan ett brev skickas kontrollerar leverantören om mottagarens e-postadress finns. Leverantören får bara e-postadressen, inget annat.

Automatisk textbehandling

Läsning och sortering av svar, utkast till brev och svar, översättningar. Leverantörerna får de texter som de behandlar; ett mottaget svar får de utan det citerade brevet och signaturen, med e-postadresser och telefonnummer maskerade. Som exempel får de också namnen på dina befintliga kunder. Vi kräver att de inte sparar texterna och inte använder dem för träning.

Förteckningen med namn, säten och behandlingsplatser är en bilaga till personuppgiftsbiträdesavtalet. Vi skickar den tillsammans med utkastet till avtal och på begäran.

Vi underrättar dig skriftligen om ett nytt underbiträde eller ett byte minst 30 dagar i förväg. Du kan invända av skäl som rör skyddet av personuppgifter.

De källor som vi förbereder företagsdatabasen utifrån är inte underbiträden. Inte heller leverantören av din befintliga e-postlåda eller av en ny låda hos din e-postleverantör är ett underbiträde, om du i beställningsformuläret har valt någon av dem.

Var uppgifterna finns

Varje kund har sin egen databas, som vi hostar. Hos dig behöver ingenting installeras.

Enligt avtalet lagras databasen, offertfilerna, säkerhetskopiorna och innehållet i e-postlådan som vi sköter åt dig inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Platsen anges i bilagan till personuppgiftsbiträdesavtalet.

Texterna för automatisk behandling förs också över till leverantörer utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Dessa leverantörer och grunden för överföringen anges i personuppgiftsbiträdesavtalet.

Vi underrättar dig skriftligen om byte av hostingleverantör eller lagringsplats minst 30 dagar i förväg.

Lagring

De tider och regler som enligt avtalet gäller för en kunds installation.

Dina uppgifter

Kunder, korrespondens, anteckningar, offerter och affärer sparar vi så länge avtalet gäller. När avtalet upphör lämnar vi kostnadsfritt över en export i CSV-format och en export av innehållet i e-postlådan som vi sköter åt dig. Därefter raderar vi uppgifterna tillsammans med säkerhetskopiorna och e-postlådan inom den tid som avtalet anger, och bekräftar raderingen skriftligen.

Företagsdatabasen

Den ingår inte i exporten. När avtalet upphör raderar vi den ur din installation.

Personuppgifter i företagsdatabasen

Uppgifter om enskilda näringsidkare och kontaktpersoner sparar vi högst tre år från det att de inhämtades eller från den senaste kontakten, oavsett vem som skrev till vem. Det senare av de två datumen räknas. Raderingen sker automatiskt, en gång i månaden.

Invändningar

En adress vars innehavare har invänt förblir blockerad även efter att listan uppdaterats och importerats på nytt.

Säkerhetskopior

Vi sparar de senaste 14 dagliga, 8 veckovisa och 12 månatliga kopiorna. En post som raderas ur databasen kan därför finnas kvar i kopiorna i upp till tolv månader. Kopiorna för en kund som lämnar oss raderar vi i ett särskilt steg och väntar inte på att de ska gå ut.

Byte av leverantör och export av uppgifter

Hur du enligt avtalet går över till en annan leverantör eller till egen utrustning, och vad du får då. Allt detta är kostnadsfritt.

Uppsägning

Du kan säga upp abonnemanget när som helst, med två månaders skriftlig uppsägningstid. Du kan begära export av dina uppgifter redan i samband med uppsägningen.

Export

Du får exporten inom 10 arbetsdagar efter begäran, och på dagen då avtalet upphör även en slutlig export av ändringarna. Fram till den dagen kan du när som helst själv ladda ned den från programmets inställningar, kostnadsfritt och utan begränsning av antalet exporter; detsamma kan en leverantör som du ger fullmakt göra.

Format

CSV-filer (UTF-8, med rubrikrad, kommaseparerade, datum i ISO 8601-format) och filen settings.json, tillsammans i ett ZIP-arkiv med en beskrivning av varje kolumn. Filerna: företag, köpta produkter, kontaktpersoner, meddelanden, aktiviteter, affärer, offerter och deras rader, produkter och produktlinjer, referenskunder, invändningar och blockerade adresser, användare samt en logg över inställningar. Innehållet i e-postlådan som vi sköter åt dig får du i formatet mbox eller EML. Beskrivningen av kolumnerna skickar vi också på begäran.

Övergångsperiod

Om du begär tid för överföringen fortsätter tjänsten i upp till 30 dagar efter uppsägningstidens slut. Om överföringen av tekniska skäl inte kan slutföras under den tiden underrättar vi dig inom 14 arbetsdagar och fastställer en längre period, högst 7 månader. Under den tiden hjälper vi dig med överföringen, tjänsten fortsätter med samma säkerhetsnivå, och du betalar underhåll respektive abonnemang för den tiden.

Efter upphörandet

Vi sparar uppgifterna i minst 30 dagar efter den slutliga exporten och lämnar ut dem igen på begäran. Därefter raderar vi dem tillsammans med säkerhetskopiorna inom den tid som avtalet anger och bekräftar raderingen skriftligen.

Kostnader

För export, hjälp med överföringen och överföringen av uppgifter tar vi ingenting. Arbete som du beställer särskilt och som går utöver dessa skyldigheter utför vi till ett pris som överenskommits i förväg.

Dessa krav följer av EU:s dataakt (förordning (EU) 2023/2854, kapitel VI) och är skrivna i avtalet. Var infrastrukturen finns framgår av avsnittet Var uppgifterna finns.

Säkerhet i korthet

Det här är en kort beskrivning av de åtgärder som enligt avtalet gäller för en kunds installation, inte ett intyg. Den fullständiga förteckningen över åtgärder är en bilaga till personuppgiftsbiträdesavtalet.

Åtskillnad

Varje kund har sin egen databas och sina egna inloggningsuppgifter till den. Kunderna delar samma server.

Åtkomst

Användarna har roller, och servern kontrollerar behörigheterna vid varje åtgärd. Lösenord sparar vi bara som hashvärden.

Överföring

Du når programmet bara via en krypterad anslutning. Även anslutningen till e-postlådan är alltid krypterad.

Säkerhetskopior

Varje natt skapas en krypterad kopia av varje databas för sig. Kopian lagras i ett annat land än servern. Vi provar återställningen minst en gång per kvartal. Vid en återställning kan som mest en dags arbete gå förlorat.

Utskick

Det första brevet går iväg när en människa hos dig godkänner det, om du inte har slagit på automatiskt utskick av första brev. Påminnelser och rabatterbjudanden går iväg automatiskt bara om du slår på det. Dina befintliga kunder skriver programmet inte till som till nya företag. När programmet inte kan läsa svaren håller det inne utskicken av brev. Inga spårningspixlar och inga omdirigerade länkar.

Automatisk textbehandling

Programmet läser bara texterna och förbereder förslag utifrån dem. Om utskick, affär och svar avgör en människa hos dig eller en i förväg bestämd regel i programmet.

Vår åtkomst

Administratörskontot har bara vi. Vi kommer åt dina uppgifter bara för de ändamål som avtalet anger och använder dem inte för vår egen försäljning eller för andra kunder. Varje person som får åtkomst till dina uppgifter förbinder sig skriftligen till tystnadsplikt innan dess.

Överträdelse

Om en överträdelse av skyddet för dina uppgifter inträffar underrättar vi dig senast 48 timmar efter att vi har fått kännedom om den.