Juridisk

Avtaledokumenter om data

Med hver kunde inngår vi en databehandleravtale. Denne avtalen er en del av avtaledokumentasjonen, sammen med bestillingsskjemaet, lisensavtalen og de generelle vilkårene.

Den regulerer dataene du tar med inn i programmet eller som oppstår i arbeidet ditt: kundene dine, korrespondansen, notatene, tilbudene og salgsmulighetene. Hvem som er ansvarlig for hva i bedriftsdatabasen vi forbereder, fastsettes i et eget vedlegg til avtalen.

Avtalen har fire vedlegg:

Du mottar alle dokumentene før signering. Vi sender dem også på forespørsel.

Underdatabehandlere

Underdatabehandlere er selskaper som behandler kundenes data for oss. Etter avtalen bruker vi dem til:

Hosting

Servere, databaser og sikkerhetskopier. Hostingleverandøren lagrer alle dataene i installasjonen din.

Postkasse

En postkasse som vi åpner og drifter for deg på et underdomene av domenet ditt, hvis du velger en slik ny adresse i bestillingsskjemaet. Brevene dine sendes fra den. Leverandøren mottar korrespondansen samt navn og e-postadresser til avsendere og mottakere.

Kontroll av e-postadresser

Før et brev sendes, kontrollerer leverandøren om mottakerens e-postadresse finnes. Den mottar bare e-postadressen, ingenting annet.

Automatisk tekstbehandling

Lesing og sortering av svar, utkast til brev og svar, oversettelser. Leverandørene mottar tekstene de behandler; et mottatt svar får de uten sitert brev og signatur, med skjulte e-postadresser og telefonnumre. Som eksempel mottar de også navnene på dine eksisterende kunder. Vi krever at de ikke lagrer tekstene og ikke bruker dem til opplæring.

Listen med navn, forretningsadresser og behandlingssteder er et vedlegg til databehandleravtalen. Vi sender den sammen med utkastet til avtalen og på forespørsel.

Vi varsler deg skriftlig minst 30 dager i forveien om en ny underdatabehandler eller et bytte. Du kan reise innsigelse av grunner knyttet til personvern.

Kildene vi forbereder bedriftsdatabasen fra, er ikke underdatabehandlere. Underdatabehandler er heller ikke leverandøren av din eksisterende postkasse eller den nye postkassen hos din e-postleverandør, hvis du har valgt en av dem i bestillingsskjemaet.

Hvor dataene ligger

Hver kunde har sin egen database, som vi hoster. Du trenger ikke installere noe hos deg.

Etter avtalen er databasen, tilbudsfilene, sikkerhetskopiene og innholdet i postkassen vi drifter for deg lagret i Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS). Stedet er oppgitt i vedlegget til databehandleravtalen.

Tekster til automatisk behandling overføres også til leverandører utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområde. Databehandleravtalen oppgir disse leverandørene og grunnlaget for overføringen.

Vi varsler deg skriftlig minst 30 dager i forveien om bytte av hostingleverandør eller lagringssted.

Lagring

Frister og regler som etter avtalen gjelder for kundens installasjon.

Dataene dine

Kunder, korrespondanse, notater, tilbud og salgsmuligheter lagrer vi så lenge avtalen gjelder. Når avtalen opphører, gir vi deg gratis en eksport i CSV-format og en eksport av innholdet i postkassen vi drifter for deg. Deretter sletter vi dataene sammen med sikkerhetskopiene og postkassen innen fristen avtalen fastsetter, og bekrefter slettingen skriftlig.

Bedriftsdatabasen

Den er ikke med i eksporten. Når avtalen opphører, sletter vi den fra installasjonen din.

Personopplysninger i bedriftsdatabasen

Opplysninger om enkeltpersonforetak og kontaktpersoner lagrer vi i høyst tre år fra innhentingen eller fra siste kontakt, uansett hvem som skrev til hvem. Den seneste av de to datoene teller. Slettingen skjer automatisk, én gang i måneden.

Innsigelser

En adresse der innehaveren har reist innsigelse, forblir blokkert også etter at listen er oppdatert og importert på nytt.

Sikkerhetskopier

Vi lagrer de siste 14 daglige, 8 ukentlige og 12 månedlige kopiene. En oppføring som slettes fra databasen, kan derfor bli liggende i kopiene i opptil tolv måneder. Kopiene til en kunde som slutter, sletter vi i et eget steg og venter ikke til de går ut.

Bytte av leverandør og eksport av data

Hvordan du etter avtalen går over til en annen leverandør eller til eget utstyr, og hva du får da. Alt dette er gratis.

Oppsigelse

Du kan si opp abonnementet når som helst, med to måneders skriftlig oppsigelsestid. Du kan be om eksport av dataene dine allerede med oppsigelsen.

Eksport

Du mottar eksporten innen 10 virkedager etter forespørselen, og på dagen avtalen opphører også en endelig eksport av endringene. Fram til opphørsdagen kan du når som helst laste den ned selv fra innstillingene i programmet, gratis og uten begrensning på antall eksporter; det samme kan en leverandør du gir fullmakt.

Formater

CSV-filer (UTF-8, med overskriftsrad, atskilt med komma, datoer i formatet ISO 8601) og filen settings.json, sammen i et ZIP-arkiv med en beskrivelse av hver kolonne. Filene: bedrifter, kjøpte produkter, kontaktpersoner, meldinger, aktiviteter, salgsmuligheter, tilbud og postene i dem, produkter og produktlinjer, referansekunder, innsigelser og blokkerte adresser, brukere og innstillingsloggen. Innholdet i postkassen vi drifter for deg, mottar du i formatet mbox eller EML. Beskrivelsen av kolonnene sender vi deg også på forespørsel.

Overgangsperiode

Hvis du ber om tid til overføringen, løper tjenesten i inntil 30 dager etter at oppsigelsestiden er utløpt. Hvis overføringen av tekniske grunner ikke kan avsluttes innen denne tiden, varsler vi deg innen 14 virkedager og fastsetter en lengre periode, høyst 7 måneder. I denne tiden hjelper vi deg med overføringen, tjenesten løper videre med samme sikkerhetsnivå, og du betaler for vedlikeholdet eller abonnementet i denne perioden.

Etter opphør

Vi lagrer dataene i minst 30 dager etter den endelige eksporten og overleverer dem på nytt på forespørsel. Deretter sletter vi dem sammen med sikkerhetskopiene innen fristen i avtalen og bekrefter slettingen skriftlig.

Kostnader

For eksport, hjelp med overføringen og overføring av dataene tar vi ikke noe betalt. Arbeid du bestiller særskilt og som går utover disse forpliktelsene, utfører vi til en pris som er avtalt på forhånd.

Disse kravene følger av den europeiske dataforordningen (forordning (EU) 2023/2854, kapittel VI) og er nedfelt i avtalen. Hvor infrastrukturen ligger, sier avsnittet Hvor dataene ligger.

Sikkerhet kort fortalt

Dette er en kort beskrivelse av tiltakene som etter avtalen gjelder for kundens installasjon, ikke en attest. Den fullstendige listen over tiltak er et vedlegg til databehandleravtalen.

Adskillelse

Hver kunde har sin egen database og sin egen pålogging til den. Kundene deler samme server.

Tilgang

Brukerne har roller, og serveren kontrollerer rettighetene ved hver handling. Passord lagrer vi bare som hashverdi.

Overføring

Du kommer til programmet bare via en kryptert forbindelse. Også forbindelsen til postkassen er alltid kryptert.

Sikkerhetskopier

Hver natt lages en kryptert kopi av hver database for seg. Kopien lagres i et annet land enn serveren. Vi tester gjenoppretting minst én gang i kvartalet. Ved gjenoppretting kan høyst én dags arbeid gå tapt.

Utsending

Det første brevet sendes når et menneske hos deg godkjenner det, med mindre du slår på automatisk utsending av første brev. Påminnelser og rabattilbud sendes automatisk bare hvis du slår det på. Programmet skriver ikke til de eksisterende kundene dine som om de var nye bedrifter. Når programmet ikke kan lese svar, holder det tilbake utsendingen av brev. Ingen sporingspiksler eller omdirigerte lenker.

Automatisk tekstbehandling

Programmet leser bare tekstene og lager forslag ut fra dem. Om utsending, salgsmulighet og svar bestemmer et menneske hos deg eller en regel i programmet som er fastsatt på forhånd.

Vår tilgang

Administratorkontoen har bare vi. Vi har tilgang til dataene dine bare til formål avtalen fastsetter, og vi bruker dem ikke til eget salg eller til andre kunder. Hver person som får tilgang til dataene dine, forplikter seg skriftlig til taushet på forhånd.

Brudd

Hvis det skjer et brudd på sikkerheten til dataene dine, varsler vi deg senest 48 timer etter at vi får vite om det.