Pravno

Ugovorni dokumenti o podacima

Sa svakim klijentom sklapamo ugovor o obradi osobnih podataka. Taj je ugovor dio ugovorne dokumentacije, zajedno s narudžbenicom, licencnim ugovorom i općim uvjetima.

Uređuje podatke koje u program unosite vi ili koji nastaju tijekom vašeg rada: vaše kupce, korespondenciju, bilješke, ponude i poslove. Tko je za što odgovoran u pogledu baze tvrtki koju pripremamo mi, određuje poseban prilog tog ugovora.

Ugovor ima četiri priloga:

Sve dokumente primate prije potpisa. Šaljemo ih i na zahtjev.

Podizvršitelji obrade

Podizvršitelji obrade su tvrtke koje za nas obrađuju podatke klijenata. Prema ugovoru ih koristimo za:

Hosting

Poslužitelji, baze i sigurnosne kopije. Pružatelj hostinga čuva sve podatke vaše instalacije.

Poštanski sandučić

Sandučić koji otvaramo i vodimo za vas na poddomeni vaše domene, ako na narudžbenici odaberete takvu novu adresu. Iz njega odlaze vaša pisma. Pružatelj prima korespondenciju te imena i e-adrese pošiljatelja i primatelja.

Provjera e-adresa

Pružatelj prije slanja pisma provjerava postoji li e-adresa primatelja. Prima samo e-adresu, ništa drugo.

Automatska obrada tekstova

Čitanje i razvrstavanje odgovora, nacrti pisama i odgovora, prijevodi. Pružatelji primaju tekstove koje obrađuju; primljeni odgovor dobivaju bez citiranog pisma i potpisa, s prikrivenim e-adresama i telefonskim brojevima. Kao primjer primaju i nazive vaših postojećih kupaca. Zahtijevamo da tekstove ne pohranjuju i da ih ne koriste za učenje.

Popis s imenima, sjedištima i mjestima obrade prilog je ugovora o obradi osobnih podataka. Šaljemo ga zajedno s nacrtom ugovora i na zahtjev.

O novom podizvršitelju obrade ili zamjeni obavijestit ćemo vas pisanim putem najmanje 30 dana unaprijed. Možete prigovoriti iz razloga povezanih sa zaštitom osobnih podataka.

Izvori iz kojih pripremamo bazu tvrtki nisu podizvršitelji obrade. Podizvršitelj obrade nije ni pružatelj vašeg postojećeg poštanskog sandučića ni novog sandučića kod vašeg pružatelja e-pošte, ako ste na narudžbenici odabrali jedan od njih.

Gdje se nalaze podaci

Svaki klijent ima svoju bazu, a hosting osiguravamo mi. Kod vas nije potrebno ništa instalirati.

Prema ugovoru baza, datoteke ponuda, sigurnosne kopije i sadržaj poštanskog sandučića koji vodimo za vas pohranjeni su u Europskom gospodarskom prostoru. Mjesto je navedeno u prilogu ugovora o obradi.

Tekstovi za automatsku obradu prenose se i pružateljima izvan Europskog gospodarskog prostora. Te pružatelje i osnovu za prijenos navodi ugovor o obradi.

O zamjeni pružatelja hostinga ili mjesta pohrane obavijestit ćemo vas pisanim putem najmanje 30 dana unaprijed.

Čuvanje

Rokovi i pravila koji prema ugovoru vrijede za instalaciju klijenta.

Vaši podaci

Kupce, korespondenciju, bilješke, ponude i poslove čuvamo dok ugovor vrijedi. Po prestanku ugovora besplatno vam predajemo izvoz u obliku CSV i izvoz sadržaja poštanskog sandučića koji vodimo za vas. Zatim podatke zajedno sa sigurnosnim kopijama i poštanski sandučić brišemo u roku koji određuje ugovor te vam brisanje potvrđujemo pisanim putem.

Baza tvrtki

Nije uključena u izvoz. Po prestanku ugovora brišemo je iz vaše instalacije.

Osobni podaci u bazi tvrtki

Podatke o obrtnicima i kontaktnim osobama čuvamo najviše tri godine od prikupljanja ili od zadnjeg kontakta, bez obzira na to tko je kome pisao. Računa se kasniji od ta dva datuma. Brisanje se odvija automatski, jednom mjesečno.

Prigovori

Adresa čiji je imatelj prigovorio ostaje blokirana i nakon osvježavanja popisa i ponovnog uvoza.

Sigurnosne kopije

Čuvamo zadnjih 14 dnevnih, 8 tjednih i 12 mjesečnih kopija. Zapis koji se izbriše iz baze stoga može ostati u kopijama do dvanaest mjeseci. Kopije klijenta koji odlazi brišemo posebnim korakom i ne čekamo da isteknu.

Promjena pružatelja i izvoz podataka

Kako prema ugovoru prelazite na drugog pružatelja ili na vlastitu opremu i što pritom dobivate. Sve je to besplatno.

Otkaz

Pretplatu možete otkazati u bilo kojem trenutku, uz dvomjesečni pisani otkazni rok. Izvoz svojih podataka možete zatražiti već uz otkaz.

Izvoz

Izvoz primate u roku od 10 radnih dana od zahtjeva, a na dan prestanka još i završni izvoz promjena. Do dana prestanka možete ga u bilo kojem trenutku sami preuzeti iz postavki programa, besplatno i bez ograničenja broja izvoza; isto može učiniti pružatelj kojeg ovlastite.

Oblici

Datoteke CSV (UTF-8, s retkom zaglavlja, odvojene zarezom, datumi u obliku ISO 8601) i datoteka settings.json, zajedno u arhivi ZIP s opisom svakog stupca. Datoteke: tvrtke, kupljeni proizvodi, kontaktne osobe, poruke, aktivnosti, poslovi, ponude i njihove stavke, proizvodi i prodajne linije, referentni kupci, prigovori i blokirane adrese, korisnici te dnevnik postavki. Sadržaj poštanskog sandučića koji vodimo za vas primate u obliku mbox ili EML. Opis stupaca šaljemo vam i na zahtjev.

Prijelazno razdoblje

Ako zatražite vrijeme za prijenos, usluga traje još do 30 dana nakon isteka otkaznog roka. Ako se prijenos iz tehničkih razloga ne može završiti u tom roku, obavijestit ćemo vas u roku od 14 radnih dana i odrediti dulje razdoblje, najviše 7 mjeseci. U tom vremenu pomažemo vam pri prijenosu, usluga teče dalje s jednakom razinom sigurnosti, a vi za to vrijeme plaćate održavanje odnosno pretplatu.

Nakon prestanka

Podatke čuvamo još najmanje 30 dana nakon završnog izvoza i na zahtjev vam ih ponovno predajemo. Zatim ih zajedno sa sigurnosnim kopijama brišemo u roku iz ugovora i brisanje vam potvrđujemo pisanim putem.

Troškovi

Za izvoz, pomoć pri prijenosu i prijenos podataka ne naplaćujemo ništa. Posao koji posebno naručite, a nadilazi te obveze, obavljamo po unaprijed dogovorenoj cijeni.

Ti zahtjevi proizlaze iz europskog Akta o podacima (Uredba (EU) 2023/2854, poglavlje VI) i zapisani su u ugovoru. Gdje se nalazi infrastruktura, kaže odjeljak Gdje se nalaze podaci.

Sigurnost ukratko

Ovo je kratak opis mjera koje prema ugovoru vrijede za instalaciju klijenta, a ne potvrda. Cjelovit popis mjera prilog je ugovora o obradi osobnih podataka.

Odvojenost

Svaki klijent ima svoju bazu i svoje prijavne podatke za nju. Klijenti dijele isti poslužitelj.

Pristup

Korisnici imaju uloge, a ovlasti poslužitelj provjerava pri svakoj radnji. Lozinke čuvamo samo u obliku kriptografskog sažetka.

Prijenos

Do programa dolazite samo preko šifrirane veze. I veza s poštanskim sandučićem uvijek je šifrirana.

Sigurnosne kopije

Svake noći nastaje šifrirana kopija svake baze zasebno. Kopija se pohranjuje u drugoj državi od one u kojoj je poslužitelj. Obnovu provjeravamo najmanje jednom tromjesečno. Pri obnovi može se izgubiti najviše jedan dan rada.

Slanje

Prvo pismo odlazi kad ga potvrdi osoba kod vas, osim ako kod vas uključite automatsko slanje prvih pisama. Podsjetnici i ponude s popustom odlaze automatski samo ako to uključite. Vašim postojećim kupcima program ne piše kao novim tvrtkama. Kad program ne može čitati odgovore, zadržava slanje pisama. Bez piksela za praćenje i preusmjerenih poveznica.

Automatska obrada tekstova

Program tekstove samo čita i iz njih priprema prijedloge. O slanju, poslu i odgovoru odlučuje osoba kod vas ili unaprijed određeno pravilo programa.

Naš pristup

Administratorski račun imamo samo mi. Vašim podacima pristupamo samo u svrhe koje određuje ugovor i ne koristimo ih za vlastitu prodaju niti za druge klijente. Svaka osoba koja dobije pristup vašim podacima prije toga se pisanim putem obvezuje na povjerljivost.

Povreda

Ako dođe do povrede zaštite vaših podataka, obavijestit ćemo vas najkasnije u roku od 48 sati nakon što za nju saznamo.