Note legali

Documenti contrattuali sui dati

Con ogni cliente concludiamo un contratto sul trattamento dei dati personali. Questo contratto fa parte della documentazione contrattuale, insieme al modulo d'ordine, al contratto di licenza e alle condizioni generali.

Disciplina i dati che porta Lei nel programma o che nascono dal Suo lavoro: i Suoi clienti, la corrispondenza, le note, i preventivi e le trattative. Chi è responsabile di che cosa per la banca dati delle aziende che prepariamo noi lo stabilisce un apposito allegato di questo contratto.

Il contratto ha quattro allegati:

Tutti i documenti li riceve prima della firma. Li inviamo anche su richiesta.

Sub-responsabili del trattamento

I sub-responsabili del trattamento sono le aziende che trattano per noi i dati dei clienti. In base al contratto li utilizziamo per:

Hosting

Server, banche dati e copie di sicurezza. Il fornitore dell'hosting conserva tutti i dati della Sua installazione.

Casella di posta

La casella che apriamo e gestiamo per Lei su un sottodominio del Suo dominio, se nel modulo d'ordine sceglie un nuovo indirizzo di questo tipo. Da essa partono i Suoi messaggi. Il fornitore riceve la corrispondenza nonché i nomi e gli indirizzi e-mail di mittenti e destinatari.

Verifica degli indirizzi e-mail

Prima dell'invio di un messaggio il fornitore verifica se l'indirizzo e-mail del destinatario esiste. Riceve solo l'indirizzo e-mail, nient'altro.

Elaborazione automatica dei testi

Lettura e ordinamento delle risposte, bozze di messaggi e di risposte, traduzioni. I fornitori ricevono i testi che elaborano; la risposta ricevuta la ottengono senza il messaggio citato e la firma, con indirizzi e-mail e numeri di telefono oscurati. Come esempio ricevono anche i nomi dei Suoi clienti esistenti. Esigiamo che non conservino i testi e non li usino per l'addestramento.

L'elenco nominativo con le sedi e i luoghi del trattamento è un allegato del contratto sul trattamento dei dati personali. Lo inviamo insieme alla bozza di contratto e su richiesta.

La informiamo per iscritto di un nuovo sub-responsabile del trattamento o di una sostituzione almeno 30 giorni prima. Può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati personali.

Le fonti da cui prepariamo la banca dati delle aziende non sono sub-responsabili del trattamento. Non lo è nemmeno il fornitore della Sua casella di posta esistente o della nuova casella presso il Suo fornitore di posta, se nel modulo d'ordine ha scelto una di esse.

Dove si trovano i dati

Ogni cliente ha la propria banca dati, ospitata da noi. Da Lei non occorre installare nulla.

In base al contratto, la banca dati, i file dei preventivi, le copie di sicurezza e il contenuto della casella di posta che gestiamo per Lei sono conservati nello Spazio economico europeo. Il luogo è indicato nell'allegato del contratto sul trattamento.

I testi per l'elaborazione automatica vengono trasmessi anche a fornitori al di fuori dello Spazio economico europeo. Tali fornitori e la base del trasferimento sono indicati nel contratto sul trattamento.

La informiamo per iscritto della sostituzione del fornitore dell'hosting o del luogo di conservazione almeno 30 giorni prima.

Conservazione

I termini e le regole che in base al contratto valgono per l'installazione del cliente.

I Suoi dati

I clienti, la corrispondenza, le note, i preventivi e le trattative li conserviamo finché il contratto è in vigore. Alla cessazione Le consegniamo gratuitamente l'esportazione in formato CSV e l'esportazione del contenuto della casella di posta che gestiamo per Lei. Poi cancelliamo i dati insieme alle copie di sicurezza e la casella di posta entro il termine stabilito dal contratto e Le confermiamo la cancellazione per iscritto.

Banca dati delle aziende

Non è inclusa nell'esportazione. Alla cessazione del contratto la cancelliamo dalla Sua installazione.

Dati personali nella banca dati delle aziende

I dati sulle ditte individuali e sui referenti li conserviamo al massimo tre anni dall'acquisizione o dall'ultimo contatto, indipendentemente da chi abbia scritto a chi. Vale la più recente delle due date. La cancellazione avviene automaticamente, una volta al mese.

Opposizioni

L'indirizzo il cui titolare si è opposto resta bloccato anche dopo l'aggiornamento dell'elenco e una nuova importazione.

Copie di sicurezza

Conserviamo le ultime 14 copie giornaliere, 8 settimanali e 12 mensili. Un record cancellato dalla banca dati può quindi restare nelle copie fino a dodici mesi. Le copie del cliente che se ne va le cancelliamo con un passaggio apposito, senza attendere che scadano.

Cambio di fornitore ed esportazione dei dati

Come, in base al contratto, passa a un altro fornitore o alla propria infrastruttura e che cosa ottiene in questo caso. Tutto questo è gratuito.

Disdetta

Può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento, con un preavviso scritto di due mesi. Può richiedere l'esportazione dei Suoi dati già con la disdetta.

Esportazione

Riceve l'esportazione entro 10 giorni lavorativi dalla richiesta e, il giorno della cessazione, anche l'esportazione finale delle modifiche. Fino al giorno della cessazione può scaricarla in qualsiasi momento da sé dalle impostazioni del programma, gratuitamente e senza limiti al numero di esportazioni; lo stesso può fare un fornitore da Lei autorizzato.

Formati

File CSV (UTF-8, con riga di intestazione, separati da virgola, date nel formato ISO 8601) e un file settings.json, insieme in un archivio ZIP con la descrizione di ogni colonna. I file: aziende, prodotti acquistati, referenti, messaggi, attività, trattative, preventivi e le loro voci, prodotti e linee di prodotto, clienti di riferimento, opposizioni e indirizzi bloccati, utenti e registro delle impostazioni. Il contenuto della casella di posta che gestiamo per Lei lo riceve in formato mbox o EML. La descrizione delle colonne Le viene inviata anche su richiesta.

Periodo di transizione

Se richiede tempo per il trasferimento, il servizio continua fino a 30 giorni dopo la scadenza del preavviso. Se per ragioni tecniche il trasferimento non può essere completato in questo tempo, La informiamo entro 14 giorni lavorativi e stabiliamo un periodo più lungo, al massimo 7 mesi. In questo periodo La aiutiamo nel trasferimento, il servizio continua con lo stesso livello di sicurezza e Lei per questo periodo paga la manutenzione o l'abbonamento.

Dopo la cessazione

Conserviamo i dati per almeno altri 30 giorni dopo l'esportazione finale e su richiesta Glieli consegniamo di nuovo. Poi li cancelliamo con le copie di sicurezza entro il termine del contratto e Le confermiamo la cancellazione per iscritto.

Costi

Per l'esportazione, l'aiuto nel trasferimento e il trasferimento dei dati non addebitiamo nulla. Il lavoro che ordina a parte e che va oltre questi obblighi lo svolgiamo a un prezzo concordato in anticipo.

Questi requisiti derivano dal regolamento europeo sui dati (Regolamento (UE) 2023/2854, capo VI) e sono scritti nel contratto. Dove si trova l'infrastruttura lo dice la sezione Dove si trovano i dati.

La sicurezza in breve

Questa è una breve descrizione delle misure che in base al contratto valgono per l'installazione del cliente, non un attestato. L'elenco completo delle misure è un allegato del contratto sul trattamento dei dati personali.

Separazione

Ogni cliente ha la propria banca dati e le proprie credenziali di accesso ad essa. I clienti condividono lo stesso server.

Accesso

Gli utenti hanno dei ruoli e i permessi sono verificati dal server a ogni azione. Le password le conserviamo solo come valore di sintesi (hash).

Trasmissione

Al programma si accede solo tramite una connessione cifrata. Anche la connessione con la casella di posta è sempre cifrata.

Copie di sicurezza

Ogni notte viene creata una copia cifrata di ogni banca dati separatamente. La copia viene conservata in un Paese diverso da quello del server. Il ripristino lo verifichiamo almeno una volta al trimestre. In caso di ripristino può andare perso al massimo un giorno di lavoro.

Invio

Il primo messaggio parte quando lo approva una persona della Sua azienda, a meno che non attivi l'invio automatico dei primi messaggi. I solleciti e le offerte con sconto partono automaticamente solo se lo attiva. Ai Suoi clienti esistenti il programma non scrive come alle nuove aziende. Quando il programma non riesce a leggere le risposte, sospende l'invio dei messaggi. Nessun pixel di tracciamento né link reindirizzati.

Elaborazione automatica dei testi

Il programma si limita a leggere i testi e a prepararne delle proposte. Sull'invio, sulla trattativa e sulla risposta decide una persona della Sua azienda o una regola del programma stabilita in anticipo.

Il nostro accesso

L'account di amministrazione lo abbiamo solo noi. Accediamo ai Suoi dati solo per le finalità stabilite dal contratto e non li usiamo per le nostre vendite né per altri clienti. Ogni persona che ottiene l'accesso ai Suoi dati si impegna prima per iscritto alla riservatezza.

Violazione

Se si verifica una violazione della protezione dei Suoi dati, La informiamo al più tardi entro 48 ore da quando ne veniamo a conoscenza.