Juridisch

Contractdocumenten over de gegevens

Met elke klant sluiten wij een overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens. Die overeenkomst maakt deel uit van de contractdocumentatie, samen met het bestelformulier, de licentieovereenkomst en de algemene voorwaarden.

Ze regelt de gegevens die u zelf in het programma brengt of die bij uw werk ontstaan: uw klanten, correspondentie, notities, offertes en deals. Wie waarvoor verantwoordelijk is bij de database van bedrijven die wij voorbereiden, wordt bepaald door een aparte bijlage bij die overeenkomst.

De overeenkomst heeft vier bijlagen:

Alle documenten ontvangt u vóór de ondertekening. Op verzoek sturen wij ze ook toe.

Subverwerkers

Subverwerkers zijn bedrijven die voor ons de gegevens van klanten verwerken. Volgens de overeenkomst gebruiken wij ze voor:

Hosting

Servers, databases en back-ups. De hostingaanbieder bewaart alle gegevens van uw installatie.

Mailbox

Een mailbox die wij voor u openen en beheren op een subdomein van uw domein, als u op het bestelformulier zo'n nieuw adres kiest. Daaruit vertrekken uw mails. De aanbieder ontvangt de correspondentie en de namen en e-mailadressen van afzenders en ontvangers.

Controle van e-mailadressen

De aanbieder controleert voordat een mail wordt verzonden of het e-mailadres van de ontvanger bestaat. Hij ontvangt alleen het e-mailadres, niets anders.

Automatische verwerking van teksten

Het lezen en rangschikken van antwoorden, concepten van mails en antwoorden, vertalingen. De aanbieders ontvangen de teksten die zij verwerken; een ontvangen antwoord krijgen zij zonder geciteerde mail en handtekening, met afgeschermde e-mailadressen en telefoonnummers. Als voorbeeld ontvangen zij ook de namen van uw bestaande klanten. Wij eisen dat zij de teksten niet bewaren en niet gebruiken voor training.

De lijst met namen, zetels en plaatsen van verwerking is een bijlage bij de overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij sturen ze samen met het ontwerp van de overeenkomst en op verzoek.

Over een nieuwe subverwerker of een vervanging informeren wij u schriftelijk ten minste 30 dagen vooraf. U kunt bezwaar maken om redenen die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens.

De bronnen waaruit wij de database van bedrijven voorbereiden, zijn geen subverwerkers. Evenmin is de aanbieder van uw bestaande mailbox of van een nieuwe mailbox bij uw maildienstverlener een subverwerker, als u op het bestelformulier een van beide hebt gekozen.

Waar de gegevens zich bevinden

Elke klant heeft een eigen database, die wij hosten. Bij u hoeft niets te worden geïnstalleerd.

Volgens de overeenkomst worden de database, de bestanden van offertes, de back-ups en de inhoud van de mailbox die wij voor u beheren bewaard in de Europese Economische Ruimte. De plaats staat in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst.

De teksten voor de automatische verwerking worden ook doorgegeven aan aanbieders buiten de Europese Economische Ruimte. Die aanbieders en de grondslag voor de doorgifte staan in de verwerkersovereenkomst.

Over een wijziging van hostingaanbieder of van opslagplaats informeren wij u schriftelijk ten minste 30 dagen vooraf.

Bewaring

Termijnen en regels die volgens de overeenkomst gelden voor de installatie van een klant.

Uw gegevens

Klanten, correspondentie, notities, offertes en deals bewaren wij zolang de overeenkomst loopt. Bij het einde verstrekken wij u kosteloos een export in CSV-vorm en een export van de inhoud van de mailbox die wij voor u beheren. Daarna wissen wij de gegevens samen met de back-ups en de mailbox binnen de termijn die de overeenkomst bepaalt, en bevestigen wij u het wissen schriftelijk.

Database van bedrijven

Ze zit niet in de export. Bij het einde van de overeenkomst wissen wij ze uit uw installatie.

Persoonsgegevens in de database van bedrijven

Gegevens over eenmanszaken en contactpersonen bewaren wij ten hoogste drie jaar vanaf de verkrijging of vanaf het laatste contact, ongeacht wie aan wie heeft geschreven. De latere van beide data telt. Het wissen gebeurt automatisch, één keer per maand.

Bezwaren

Een adres waarvan de houder bezwaar heeft gemaakt, blijft geblokkeerd, ook na het vernieuwen van de lijst en een nieuwe import.

Back-ups

Wij bewaren de laatste 14 dagelijkse, 8 wekelijkse en 12 maandelijkse kopieën. Een gegeven dat uit de database wordt gewist, kan daarom tot twaalf maanden in de kopieën blijven. De kopieën van een klant die vertrekt, wissen wij met een aparte stap en wij wachten niet tot ze verlopen.

Overstappen naar een andere aanbieder en gegevens exporteren

Hoe u volgens de overeenkomst naar een andere aanbieder of naar eigen apparatuur overstapt en wat u daarbij krijgt. Dat alles is kosteloos.

Opzegging

U kunt het abonnement op elk moment opzeggen, met een schriftelijke opzegtermijn van twee maanden. Een export van uw gegevens kunt u al met de opzegging vragen.

Export

U ontvangt de export binnen 10 werkdagen na uw verzoek, en op de dag van het einde bovendien een eindexport van de wijzigingen. Tot de dag van het einde kunt u de export op elk moment zelf downloaden uit de instellingen van het programma, kosteloos en zonder beperking van het aantal exports; dat kan ook een aanbieder die u machtigt.

Formaten

CSV-bestanden (UTF-8, met een kopregel, gescheiden door een komma, datums in de vorm ISO 8601) en het bestand settings.json, samen in een ZIP-archief met een beschrijving van elke kolom. De bestanden: bedrijven, gekochte producten, contactpersonen, berichten, activiteiten, deals, offertes en hun posten, producten en productlijnen, referentieklanten, bezwaren en geblokkeerde adressen, gebruikers en het logboek van de instellingen. De inhoud van de mailbox die wij voor u beheren ontvangt u in de vorm mbox of EML. De beschrijving van de kolommen sturen wij u ook op verzoek.

Overgangsperiode

Vraagt u tijd voor de overdracht, dan loopt de dienst nog tot 30 dagen na het einde van de opzegtermijn. Kan de overdracht om technische redenen niet binnen die tijd worden afgerond, dan informeren wij u binnen 14 werkdagen en bepalen wij een langere periode, ten hoogste 7 maanden. In die tijd helpen wij u bij de overdracht, de dienst loopt door met hetzelfde beveiligingsniveau, en u betaalt voor die tijd het onderhoud of het abonnement.

Na het einde

De gegevens bewaren wij nog ten minste 30 dagen na de eindexport en op verzoek verstrekken wij ze u opnieuw. Daarna wissen wij ze samen met de back-ups binnen de termijn uit de overeenkomst en bevestigen wij u het wissen schriftelijk.

Kosten

Voor de export, de hulp bij de overdracht en de overdracht van de gegevens brengen wij niets in rekening. Werk dat u apart bestelt en dat deze verplichtingen overstijgt, voeren wij uit tegen een vooraf overeengekomen prijs.

Deze vereisten komen voort uit de Europese Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854, hoofdstuk VI) en staan in de overeenkomst. Waar de infrastructuur zich bevindt, zegt het onderdeel Waar de gegevens zich bevinden.

Beveiliging in het kort

Dit is een korte beschrijving van de maatregelen die volgens de overeenkomst gelden voor de installatie van een klant, geen attest. De volledige lijst van maatregelen is een bijlage bij de overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens.

Scheiding

Elke klant heeft een eigen database en eigen aanmeldgegevens ervoor. De klanten delen dezelfde server.

Toegang

Gebruikers hebben rollen en de server controleert de rechten bij elke handeling. Wachtwoorden bewaren wij alleen als hashwaarde.

Verbindingen

U komt alleen via een versleutelde verbinding bij het programma. Ook de verbinding met de mailbox is altijd versleuteld.

Back-ups

Elke nacht ontstaat een versleutelde kopie van elke database afzonderlijk. De kopie wordt in een ander land bewaard dan waar de server staat. Het herstel testen wij ten minste één keer per kwartaal. Bij een herstel kan hoogstens één dag werk verloren gaan.

Verzenden

De eerste mail vertrekt wanneer een persoon bij u ze bevestigt, tenzij u het automatisch verzenden van eerste mails inschakelt. Herinneringen en kortingsaanbiedingen vertrekken alleen automatisch als u dat inschakelt. Aan uw bestaande klanten schrijft het programma niet zoals aan nieuwe bedrijven. Wanneer het programma antwoorden niet kan lezen, schort het het verzenden van mails op. Zonder trackingpixels en omgeleide links.

Automatische verwerking van teksten

Het programma leest de teksten alleen en bereidt er voorstellen uit voor. Over verzenden, een deal en een antwoord beslist een persoon bij u of een vooraf bepaalde regel van het programma.

Onze toegang

Het beheerdersaccount hebben alleen wij. Wij hebben alleen toegang tot uw gegevens voor de doeleinden die de overeenkomst bepaalt, en wij gebruiken ze niet voor onze eigen verkoop of voor andere klanten. Elke persoon die toegang krijgt tot uw gegevens, verbindt zich vooraf schriftelijk tot vertrouwelijkheid.

Inbreuk

Doet zich een inbreuk op de bescherming van uw gegevens voor, dan informeren wij u uiterlijk 48 uur nadat wij ervan op de hoogte zijn.